Envio da Documentação para a Contabilização fora do Prazo
Atualmente, um dos maiores desafios da nossa atividade contábil consiste no envio, por parte do cliente, e recebimento, por parte do escritório contábil – ASCON, da documentação financeira mensal completa. Este envio deve acontecer mensalmente (e em alguns casos, semanalmente), conforme o prazo estipulado no contrato de serviços assinado entre as empresas e a ASCON.
O atraso no envio da documentação afeta diretamente a demanda de trabalho dos profissionais envolvidos dos dois lados (empresa X contabilidade), e podem gerar diversos transtornos, como multas e prejuízos financeiros.
O atraso ou a falta de documentos e informações geram:
pendências junto aos Órgãos fiscalizadores estadual, municipal e federal (impossibilitando por muitas vezes a emissão de Certidões Negativas de Débitos!);
retrabalhos que aumentam o número de retificações das obrigações acessórias entregues aos governos federal, estadual e municipal;
redução da produtividade e eficiência nas entregas das demonstrações financeiras aos sócios;
solicitações de esclarecimentos sobre operações passadas, muitas vezes de vários anos;
necessidade de conciliar o trabalho mensal atual com o trabalho de meses e anos anteriores;
em alguns casos, o impedimento de participar de licitações, pregões e de distribuição de lucros aos seus sócios etc.
A contabilidade é uma ferramenta imprescindível para a gestão estratégica de um negócio! Quando a informação não chega no tempo correto ao escritório para que os demonstrativos financeiros sejam gerados adequadamente ao seu tempo, torna-se fácil que os gestores se enganem e tomem decisões erradas em relação a empresa, podendo assim colocar em risco a saúde financeira da mesma.
Gastos eventuais como despesas bancárias, multas, juros e demais despesas corriqueiras, muitas vezes, por serem mensalmente pequenas, acabam por ser ignoradas; entretanto, o impacto anual sobre a margem de lucros acaba por comprometer o resultado esperado. Este é um de vários exemplos de como ter controle sobre a contabilidade de sua empresa ajuda a enxergar os resultados de forma muito mais clara e eficiente, seja para a tomada de iniciativas para cortar gastos, seja para definição dos preços com maior exatidão ou para cumprimento com o objetivo principal de todas as empresas, ou seja, gerar lucros para os seus sócios.
Por outro lado, o contador tem retrabalho nas conciliações, nas retificações de declarações, sem contar com a enorme dificuldade para encerrar e elaborar as demonstrações financeiras de sua empresa, gerando uma demanda não prevista no contrato atual e, portanto, novos custos em relação aos seus honorários.
Desta forma, mesmo que a documentação não tenha volume mensal, é imprescindível que a envie mensalmente, pois os serviços contratos são mensais e não cumulativos.
Por isso, solicitamos a todos os clientes que enviem para a ASCON os documentos mensais, sempre até o 5º dia útil do mês subsequente, a saber:
Extratos Bancários de contas correntes, aplicações, cobranças, desconto de duplicatas, ou seja, não importa a operação realizada com o banco, se foi em nome da empresa, essa operação gera um documento e precisa ser enviado para a contabilização;
Extratos das Operadoras de Cartões: Todas as Operadoras geram relatórios de recebimentos e pagamentos e estes precisam ser enviados para a contabilidade, até mesmo para controle da empresa, que deve ter conhecimento dos valores que essas operadoras tem a repassar para ela;
Controles de estoques: Todas as indústrias e comércios precisam enviar mensalmente os valores que possuem em seus estoques de matéria prima, embalagens, produtos acabados, produtos em elaboração, mercadoria para revenda e material próprio em poder de terceiros. Neste ponto, cada empresa deve analisar sua atividade e identificar qual o estoque deve ser enviado. Além deste movimento mensal dos estoques, anualmente deve ser realizado o inventário físico de todos os itens do estoque;
Todos os pagamentos realizados geram algum tipo de comprovante e precisa ser encaminhado para a contabilização, porém é importante lembrar que os pagamentos precisam estar atrelados a atividade da empresa e em nome dela. Os pagamentos não identificados de forma correta podem acarretar a tributação de 35% de imposto de renda diretamente sobre o montante sem justificativa;
Os recebimentos precisam ser identificados! A empresa precisa manter controle do que recebe, de quem recebe e quando recebe. Recebimentos sem identificação podem gerar complemento de tributos e podem ser considerados como receitas não declaradas em caso de fiscalização, ocasionando outras penalidades.
Contratos de empréstimos, contratos de câmbio, de seguros, de locação, de mútuo, consórcios etc também precisam ser encaminhados, pois obrigatoriamente precisam ser contabilizados;
Processos de importação e exportação.
Além disso, os recebimentos, em casos de serviços, podem gerar impostos a recuperar que a empresa não está efetivamente recuperando pela simples falta de informação.
Já no caso de pagamentos de serviços, a empresa pode estar deixando de reter impostos e/ou recolhendo fora do prazo, com multas e juros, uma vez que alguns impostos são devidos somente após o pagamento, como é o caso das Contribuições Sociais e pagamentos a autônomos (pessoa física). Neste ponto, lembramos a você, nosso cliente, que o problema pode ser maior, pois o pagamento muitas vezes do boleto com valor líquido, com o respectivo repasse do valor da retenção, caracteriza Crime de Apropriação Indébita.
Ainda em relação as retenções, existem algumas declarações que são obrigatórias, desde que haja débitos a serem declarados, porém, quando recebemos documentos em atraso, descobrimos que essas declarações, para aquele cliente, eram obrigatórias e precisamos entrega-las fora do prazo, o que ocasiona multa para as empresas.
A lista acima apresenta apenas alguns exemplos mais comuns de informações que precisam ser enviadas para a contabilidade mensalmente e a consequência desse atraso, mas não contemplam, de forma alguma, o universo de dados que podem ser necessários para compor cada caso específico. Dessa forma, caso tenha alguma insegurança sobre o que enviar e como enviar para a contabilização, entre em contato com o Departamento Contábil. O reprocessamento posterior tende a estar associado a multas, juros por atrasos nas obrigações acessórias junto ao fisco, bem como a cobranças de honorários adicionais para suprir a necessidade de mão de obra para desempenhar a atividade contábil por mais uma vez.
Departamento Contábil.