Aspectos Contábeis de Cestas de Natal, Confraternizações, Brindes e Donativos
Departamento Responsável:
Departamento Contábil
A quem se destina?
A todas as empresas, especialmente às optantes pelo Lucro Real!
Muitas empresas aproveitam a chegada do fim de ano para realizar festas comemorativas e distribuição de cestas e outros benefícios aos seus empregados e diretores, assim como também é comum nessa época a distribuição de brindes às pessoas com as quais a empresa manteve algum tipo de relação durante o ano que se finda.
Porém, é muito importante que observem os aspectos contábeis e fiscais de cada um desses eventos, conforme segue abaixo:
Cesta de Alimentos X Cesta de Natal:
Ambas contêm alimentos, porém distinguem-se pela natureza e tipo de produtos nelas incluídos. Na cesta de alimentos geralmente são observadas certas taxas nutricionais e calóricas como base para sua formação, o que não ocorre com as cestas natalinas, que visam o lado emocional do empregado.
Outro ponto importante é que a Cesta de Natal distribuída aos empregados é tão somente um presente oferecido ao final de um ano de trabalho, destituída de natureza salarial por não ser destinada à contraprestação do trabalho realizado.
No caso das empresas optantes pelo Lucro Real, para que as despesas com a distribuição de Cestas de Natal sejam consideradas como despesas dedutíveis para fins de apuração do IR e CSLL, estas cestas devem ser fornecidas a todos os empregados indistintamente, haver razoabilidade nos valores dessa despesa em relação à receita da empresa e que sua distribuição seja efetuada no período natalino.
Para as cestas de alimentos, é obrigatória a utilização de selo de qualidade do órgão responsável e obrigatório o cumprimento de requisitos mínimos na sua produção, prevendo responsabilidade técnica, civil, penal e documental referente às cestas produzidas. (Inmetro/MAPAS 186)
Entendemos que desde que comprovados vínculos com as empresas e mantidos os mesmos critérios de razoabilidade, não há vedação expressa na lei para casos de extensão do benefício a seus estagiários e prestadores de serviços, entretanto não há como afirmar que essas cestas ou brindes natalinos sejam necessários para a atividade da empresa, razão pela qual recomendamos que sejam consideradas despesas desnecessárias e adicionadas às bases de cálculo do Lucro Real (LALUR e LACS).
Festas de Confraternização:
Da mesma forma que ocorre com os gastos relacionados à aquisição de Cestas Natalinas, não há previsão legal na legislação tributária a respeito da dedutibilidade das despesas com os eventos de Confraternização. Por esta razão, o Fisco poderá ser rigoroso quanto ao tratamento aplicável a estes desembolsos, principalmente quando tratar-se de valores representativos, havendo sempre risco de questionamento ou glosa de valores lançados.
A argumentação de que esses eventos guardam relação com a melhoria do ambiente de trabalho e harmonia no relacionamento interpessoal entre empregados e, desta forma, poderão contribuir para o aumento da produtividade da empresa, têm sido aceita para o enquadramento no conceito de “despesas necessárias às atividades empresariais” pela Fiscalização, mas é importante saber destes riscos.
Os gastos realizados devem ser razoáveis e normais ao tipo de atividades exercidas pela empresa, devidamente amparados por documentação idônea que permita sua identificação de forma clara na contabilidade e, além disso, é essencial ser estendida a todos os empregados e não apenas aos diretores ou uma determinada área da empresa.
Caso as despesas não se enquadrem neste contexto, deverão ser adicionadas ao lucro líquido para efeito de apuração do Lucro Real, sendo indedutíveis.
Despesas com Brindes:
São vedadas pelo regulamento do Imposto de Renda as deduções decorrentes de despesas com brindes, tanto em relação à apuração do Lucro Real, quanto da Contribuição Social sobre o Lucro.
Dessa forma, quaisquer quantias deduzidas do lucro líquido a título de brindes deverão ser adicionadas por meio do LALUR à base de cálculo do Lucro Real. Também será necessária a adição dessas despesas à base de cálculo da CSLL.
Contabilização:
Para qualquer opção tributária, ou seja, para optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional, os gastos devem ser contabilizados no mês de sua ocorrência, mesmo que contratados para pagamento futuro ou de forma parcelada (regime de competência dos gastos).
Devem ser contabilizadas em contas distintas, próprias para essa finalidade, não sendo recomendável a utilização das contas: Despesas com Alimentação, Despesas com Gratificações e Brindes, contas essas utilizadas no decorrer do ano.
A distribuição de brindes e cestas, assim como qualquer outro fato administrativo, devem estar sempre amparadas pela emissão de notas fiscais!